La contingencia obligó a las empresas a establecer nuevos flujos de información y en el regreso a las oficinas será vital adaptarlos para el escenario que está por llegar. Cumplir con las metas y reducir el margen de error lo más posible ante las medidas de seguridad que hay que seguir, será el objetivo en todas las organizaciones.
Mantener una comunicación efectiva a distancia fue el primer reto y, una vez dominado, las organizaciones que pudieron adoptar el trabajo remoto tendrán que evaluar nuevas formas de comunicar en lo que sería un híbrido entre el trabajo en oficina y el home office, para lo que se deben tomar en cuenta algunos factores como:
Tiempo de adaptación
Así como se requirió un proceso entero para que los equipos de trabajo se acoplaran a laborar desde casa, se requerirá también un periodo para equilibrar las antiguas actividades diarias con las nuevas formas de trabajo y de comunicación. Incluso el simple hecho de trasladarse a la oficina será “reaprendido”.
Habrá cambios, inevitablemente
Cada empresa, organización, equipo o área tenía sus actividades, interacciones particulares y hasta costumbres. Los viernes de curso, prácticas de integración, reuniones de staff, juntas y un enorme etcétera, deberán adquirir nuevas dinámicas para evitar contagios, evitar aglomeraciones y, por consiguiente, reducir riesgos.
Para lo puntos señalados (y varios más) la comunicación será clave. Durante la cuarentena, muchos integrantes del equipo estaban disponibles buena parte del día y a través de distintos medios de comunicación, sin embargo, ante el regreso a la oficina se deberán establecer divisiones entre cuestiones a tratarse personalmente y otras que se seguirán llevando a cabo a través de alguna plataforma digital o vía telefónica.
Incluso, en esa parte y dependiendo del giro de la empresa, las actividades productivas también deberán definirse para ser remotas o presenciales. Trabajadores y clientes ya están acostumbrados a las videollamadas, pero discernir entre qué debe seguir así y qué debe volver a ser en persona, tendrá que ser muy bien analizado.
Volviendo a la parte de la comunicación dentro de las organizaciones, establecer protocolos, horarios y delimitar actividades y responsabilidades tomará particular relevancia para mantener un flujo de información constante, correcto y efectivo. Saber quién hará qué cosa, en qué momento y por qué canal ayudará a que los clientes no perciban cambios relevantes para su atención o el desempeño hacia ellos.
Por su parte, los líderes en las organizaciones podrían sincronizar y organizar los días más adecuados para que determinados colaboradores, equipos o partes de la organización estén presentes en los días más indicados para ciertas labores y en home office para otras tantas. Todo ello irá en función del giro de la empresa, los objetivos establecidos, la visión del líder, las habilidades particulares de los integrantes del equipo y las actividades a realizar.
Pareciera que sólo se trata de alargar o acortar la distancia entre los equipos de trabajo. Ya lo hicimos cuando comenzó la contingencia por el covid 19, pero sabemos que no sólo se trató de ir a trabajar a casa. Aprendimos que hay más cuestiones a tomar en cuenta y debemos esperar cuestiones similares para cuando podamos volver a las instalaciones de trabajo. Suena fácil, pero debemos estar atentos a los detalles, sobre todo en la forma en la que nos comunicamos con nuestros colaboradores.
