Así como existen flujos de comunicación con mayor presencia en el imaginario colectivo (comunicación interna, comunicación organizacional, comunicación con medios, etc.), hay otros que no son del dominio público, pero son de altísima importancia para las empresas y las organizaciones.
Tener una buena relación con todos los involucrados (de forma directa e indirecta) en el desempeño de la empresa, inicia con una correcta y efectiva comunicación. Para llegar a ello y que a su vez contribuya en la consecución de los objetivos establecidos puede ser un verdadero reto, sobre todo si tomamos en cuenta el nivel de importancia que suele darse a la comunicación en muchas organizaciones.
Partamos del análisis que hacen los teóricos del tema. Según diversos estudios, existen tres tipos de comunicación con stakeholders:
- Comunicación con un objetivo específico
- Presentación de reportes o informes
- Relación con orientación de marketing o de proyecto
Las tres cuentan con determinado nivel de trascendencia, de acuerdo con el tipo de información que manejan, de organizaciones que la emiten o la reciben, o el objetivo particular que persiguen, así como de la naturaleza del stakeholder con el que se establece comunicación o relación; sin embargo, nos enfocaremos en el primero de ellos para revelar la importancia de los mensajes bien estructurados.
Contar con un objetivo específico es la parte esencial y está completamente dirigida hacia el efecto que se desea causar en quien recibe el mensaje. La forma y el contenido que se transmite deben estar perfectamente alineados con el receptor, su organización, los deseos de las partes interesadas y el correcto establecimiento del beneficio para dichas partes.
Tener una planeación detallada, realizar un mapa de riesgo y apoyarse de un equipo especializado en comunicación ayuda en buena medida para determinar cómo se construirán los mensajes que influyan en el sentimiento, las expectativas o la actitud de los stakeholders acerca de la empresa, las motivaciones o los proyectos de ésta.
Por otro lado, elaborar un análisis del tipo de stakeholder con el que se establecerá comunicación también será crucial en el éxito del acercamiento. Existen stakholders negativos con los que cada acción debe estar perfectamente planeada, aunque previo a cualquier aproximación hay que asegurarse a través de una búsqueda profunda de información que el beneficio es mayor que el riesgo.
En resumen, contar con mensajes alineados es la llave de entrada a la mente de las partes involucradas para alcanzar un beneficio mutuo; dichos mensajes deben tener fondo y forma adecuados a determinado stakeholder, visión de nuestra empresa, y sobre todo, al objetivo previamente establecido en un plan detallado.
La competitividad en el mundo empresarial resalta la necesidad de tender puentes sólidos con el mayor número de involucrados posibles en el desemeño de la organización. Lograr que nuestros mensajes, los objetivos comunes y los compromisos de la empresa sean compatibles a través de la comunicación generarán el interés de los stakeholders para que influyan en el éxito de la empresa.